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So geht’s: Business-Workflows durch KI-gestützte Vertragsprüfung optimieren

KI-gestützte Vertragsprüfung

Es sind fordernde Zeiten für Jurist*innen in Rechtsabteilungen: Sie sollen immer mehr Verträge in möglichst kurzer Zeit überprüfen – und das trotz zunehmender Komplexität und Kapazitätsengpässen. Eine aktuelle EY-Studie geht davon aus, dass die Arbeitsbelastung für Legal Counsels in den nächsten drei Jahren um 25 % steigen wird, während die Zahl der Mitarbeiter im gleichen Zeitraum nur um 3 % zunehmen soll.

Die wachsenden Herausforderungen für Unternehmensjurist*innen rufen seit Längerem nach digitalen Lösungen. Nicht zuletzt die Corona-Krise, in der für viele Legal-Teams eine akute Notwendigkeit hinzugekommen ist, nahezu ausschliesslich digital zu arbeiten, hat verdeutlicht: Es führt kein Weg mehr an der Digitalisierung der Rechtsabteilungen vorbei.

Auf dem LegalTech-Markt existieren bereits intelligente Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, diese Herausforderungen zu meistern. Automatisierung in der Vertragsprüfung sorgt beispielsweise dafür, den Workflow zu optimieren, vermindert dadurch Kapazitätsengpässe und steigert gleichzeitig die Produktivität der Rechtsabteilung.

Und nicht nur das: Lesen Sie hier, wie durch KI-gestützte Vertragsprüfung zudem die Prozesse in anderen Fachabteilungen verbessert und dadurch die Wertschöpfung des ganzen Business gesteigert werden kann.

Bevor Sie weiterlesen: In unserem LegalTech-Guide erfahren Sie ausführlich, wie Sie die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilungen und Vertriebs- und Einkaufsteams optimieren. Hier geht’s zum kostenlosen Download!

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Vertragsprüfung ist der optimale Use Case für künstliche Intelligenz

Die Digitalisierung der Rechtsabteilungen war nie dringender, das Potenzial nie offensichtlicher: Mit LegalTech haben Unternehmensjurist*innen die Chance, Prozesse zu vereinfachen, die Wertschöpfung des ganzen Rechtsteams zu steigern und das Business auch in herausfordernden Zeiten besser unterstützen zu können.

Die gute Nachricht ist: Dafür ist es nicht nötig, von heute auf morgen die Vision der voll integrierten, digitalen und maximal effizienten Rechtsabteilung in die Tat umzusetzen. Vielmehr sollten Unternehmen mit der passenden LegalTech-Lösung strategisch und gezielt dort ansetzen, wo es vermehrt zu Ineffizienz kommt und ein grosses Potenzial für Effizienzsteigerung besteht. Ein solcher Fall ist die Vertragsprüfung.

Vertragsprüfung bietet besonders hohes Potenzial für die Effizienzsteigerung

Viele Unternehmensjurist*innen sind der Meinung, die juristische Arbeit eigne sich nicht für den Einsatz künstlicher Intelligenz. Damit liegen sie nicht komplett falsch: Nicht jede Aufgabe eines Juristen kann vom Menschen an eine Software delegiert werden. Es gibt jedoch Tätigkeiten, die Unternehmensjurist*innen tagtäglich erledigen und die sich aufgrund ihres repetitiven Charakters optimal für den Einsatz von künstlicher Intelligenz eignen.

Als Commodity-Tätigkeit ist die Vertragsprüfung ein solcher Anwendungsfall. Dabei handelt es sich um eine Aufgabe, die ein hohes Volumen der täglichen Arbeit der Unternehmensjurist*innen ausmacht und bei der stets etablierte Entscheidungs- und operative Prozesse auf ähnliche Sachverhalte angewendet werden.

In anderen Worten: Die juristische Prüfung von Verträgen ist eine zeitaufwendige Aufgabe, die viel Kapazität bindet, bei der jedoch stets dieselben Unternehmensrichtlinien und Standardvertragsklauseln genutzt werden.

Das bedeutet, dass die juristische Arbeit an dieser Stelle am ehesten standardisierbar ist. Mittels Automatisierung in der Vertragsprüfung können Legal-Teams also ein besonders hohes Potenzial der Effizienzsteigerung freisetzen und dadurch in der Rechtsabteilung und darüber hinaus entscheidenden Skaleneffekte erzielen.

KI-gestützte Vertragsprüfung trägt zur Lösung eines Kernproblems bei

Ganze 96% der Befragten in einer Studie gaben die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen als die wichtigste Aufgabe der Rechtsabteilung an. Auf die Frage der Qualität der Zusammenarbeit fielen die Werte jedoch weniger hoch aus: Nur 33 % der Befragten beurteilten die Zusammenarbeit als fortgeschritten, 48% sahen sie als eher mittelmässig an.

Bei der Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung mit anderen Fachabteilungen handelt es sich demnach um eine Schwachstelle, bei der grosses Optimierungspotenzial besteht. Die negativen Auswirkungen dieser Erkenntnis sind nicht zu unterschätzen. Denn müssen Einkaufs- und Vertriebsabteilung lange auf die Prüfung eines dringenden Vertrags durch die Rechtsabteilung warten, bremst sie das beim Abschluss von wichtigen Deals mit neuen Lieferanten oder Kunden.

Als zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit unter den Fachabteilungen setzt die Automatisierung der Vertragsprüfung also genau dort an, wo der Bedarf für Optimierung am höchsten ist. Ausgehend von der Rechtsabteilung können somit positive Dominoeffekte angestossen werden, die die Zusammenarbeit verbessern und die Prozesse im ganzen Unternehmen beschleunigen und reibungsloser gestalten.

Mit LegalTech Workflows optimieren: So profitiert das Business

LegalTech-Lösungen auf Basis künstlicher Intelligenz analysieren Verträge weitgehend automatisiert und unterstützen die Mitarbeiter*innen Schritt für Schritt bei der Überprüfung. Dadurch werden nicht nur die Mitarbeiter*innen der Rechtsabteilung entlastet und die Zusammenarbeit unter den Fachabteilungen erleichtert – vielmehr profitiert das ganze Business.

Um die positiven Effekte von LegalTech in der Vertragsprüfung zu verdeutlichen, haben wir zwei Szenarios gegenübergestellt: den Workflow mit und ohne KI-gestützter Vertragsprüfung.

Die Ausgangslage ist in beiden Szenarien die gleiche: Die Anforderungen an Unternehmensjurist*innen steigen bei gleichbleibenden Ressourcen oder sogar Ressourcenknappheit.

Nicht optimierte Workflows und die Nachteile für das Business

  • Die Arbeitsbelastung für Justitiar*innen im Unternehmen nehmen weiter zu – um 25 % in den kommenden drei Jahren, schätzt die eingangs zitierte EY-Studie.
  • Es kommt zum „Bottleneck“ in der Rechtsabteilung: Arbeitsaufträge stauen sich und die geschäftlichen Einschnitte werden sichtbar: 50 % der Teilnehmer der EY-Studie geben an, dadurch geschäftliche Chancen verloren zu haben.
  • Der Druck auf die Mitarbeiter*innen steigt, das hohe Arbeitspensum führt zu Abstrichen bei der Qualität, die Produktivität sinkt.
  • Eigene interne Vorgaben und Anweisungen werden unter Umständen nicht konsequent durchgesetzt, das Fehlerrisiko und damit das Betriebsrisiko für das Unternehmen steigen gleichermassen.
  • Schleppende Workflows entstehen im ganzen Unternehmen, ausgehend von der Rechtsabteilung, die den erhöhten Ansprüchen unter Ressourcenknappheit nicht Herr werden kann.
  • Auch die Prozesse in anderen Abteilungen verlangsamen sich, die Prüfung wichtiger Lieferantenverträge oder Kundenvereinbarungen verzögern sich, die Wertschöpfung des ganzen Business wird beeinträchtigt.

Mit LegalTech optimierte Workflows und die Vorteile für das Business

  • LegalTech-Lösungen mit künstlicher Intelligenz und Automatisierung bieten die Möglichkeit, verlässliches rechtliches Knowhow unternehmensweit auf Knopfdruck verfügbar zu machen.
  • Intelligente Technologien für die Vertragsprüfung nehmen den Mitarbeiter*innen der Rechtsabteilung repetitive Arbeitsschritte ab, die Prüfung von Vertraulichkeitsvereinbarungen wird in andere Abteilungen verlagert.
  • Mehr Freiraum für die Unternehmensjustitiar*innen, den sie dringend für die Prüfung komplexerer Verträge benötigen, die Produktivität steigt.
  • Mittels LegalTech werden die eigenen internen Vorgaben und Anweisungen bei jedem Vertrag konsequent durchgesetzt, erhöhte Standardisierung, Fehlerquellen werden gemindert und das Betriebsrisiko gesenkt.
  • Positiver Effekt auf andere Abteilungen: alle Verträge, sowohl Vertraulichkeitsvereinbarungen als komplexere Verträge werden schneller bearbeitet. Vertriebs- und Einkaufsabteilung sind befähigt, konsequent bessere Verträge zu verhandeln.
  • Schnellere Prozesse im ganzen Unternehmen, Deals mit neuen Lieferanten oder Kunden können rascher abgeschlossen werden. Bessere Bedingungen für maximale Wertschöpfung im ganzen Unternehmen.

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